Microsoft Excel es una herramienta potente para organizar datos, crear elementos visuales y realizar cálculos. Sin embargo, su interfaz puede resultar abrumadora para los principiantes y puede llevar algún tiempo familiarizarse con ella. Si es la primera vez que usa Excel, aquí le presentamos algunos conceptos básicos clave con los que debería estar familiarizado.
1 Colaborar con otros usuarios
Ya sea que desee compartir un archivo de proyecto con un colega, obtener comentarios de su cliente o jefe, o trabajar junto con un amigo, Excel hace que la colaboración sea perfecta.
Puede compartir fácilmente el enlace y permitir que otros trabajen en el mismo documento simultáneamente. Una vez compartido, los usuarios pueden ver la hoja de cálculo o realizar modificaciones en ella según los permisos que haya otorgado. Esto también garantiza que todos con quienes comparta el archivo tengan acceso a la versión más actualizada.
A colaborar con otrostienes que subir tu archivo de Excel a OneDrive o SharePoint o crear uno nuevo directamente allí. Luego, simplemente agrega los correos electrónicos de las personas con las que quieres colaborar, configura sus permisos de acceso y comparte el enlace. Aquellos con acceso pueden ver o editar el archivo según sea necesario. Solo ten en cuenta que la versión web de Excel es un poco más limitada que la aplicación de escritorio dedicada.
2 Ordenar y filtrar datos
Extraer información relevante de un conjunto de datos complejo puede ser una tarea que va desde increíblemente tediosa hasta prácticamente imposible si se tiene que realizar manualmente. Excel facilita esta tarea al permitirle ordenar y filtrar datosPuede ordenar alfabéticamente las entradas de texto, como los nombres de usuario, para encontrar rápidamente información específica. Asimismo, puede organizar datos numéricos para encontrar las entradas relevantes.
Si solo le interesa un subconjunto de los datos que cumplen con criterios específicos, puede utilizar filtros para centrarse solo en esa parte, lo que le ahorrará la molestia de tener que desplazarse por toda la hoja. Para ordenar los datos, resalte el conjunto de datos, vaya a la pestaña “Datos”, haga clic en “Ordenar” y seleccione sus preferencias de ordenación.
Para filtrar datos, seleccione el rango, haga clic en el botón “Filtrar”, haga clic en las flechas desplegables y muestre solo los datos que cumplan con los criterios elegidos.
3 Ajustar automáticamente los datos en las celdas
Al ingresar texto largo o números en celdas que no caben en su tamaño predeterminado, los datos se cortan o se derraman en las celdas vecinas. Función de ajuste automático de Excel Resuelve este problema ajustando automáticamente el ancho y la altura de la celda para que se ajuste al contenido. Esto elimina la necesidad de cambiar el tamaño manualmente. Esto también hace que las hojas de cálculo sean más atractivas visualmente.
Dado que se trata de una función que se utiliza con frecuencia, debe aprender a utilizarla. Para ajustar el contenido de forma rápida, haga doble clic en el límite entre dos encabezados de columnas o filas donde se superponen los datos. Como alternativa, vaya a la pestaña “Inicio”, haga clic en “Formato” y elija “Ajustar altura de fila automáticamente” o “Ajustar ancho de columna automáticamente”.
4 Congelar paneles
Los encabezados de columnas y filas brindan contexto a los datos, pero pueden desaparecer rápidamente de la vista cuando te desplazas hacia abajo o hacia arriba en una hoja de cálculo grande. Cuando comencé a usar Excel, esto era una frustración constante, ya que tenía que seguir desplazándome hacia atrás para verificar los encabezados. Luego, descubrí que Excel te permite congelar filas y columnas específicas, manteniendo los encabezados siempre visibles.
Para congelar encabezados, vaya a la pestaña “Ver”, haga clic en “Congelar paneles” y seleccione “Congelar paneles”, “Congelar fila superior” o “Congelar primera columna”.
A congelar varias filas o columnas, seleccione la celda justo debajo de las filas y a la derecha de las columnas que desea bloquear, luego vaya a “Inmovilizar paneles” y elija “Inmovilizar paneles” nuevamente. Esto congelará todo lo que esté arriba y a la izquierda de la celda seleccionada.
5 Bloquear celdas seleccionadas para evitar su edición
Al compartir hojas de cálculo, especialmente con usuarios que tienen acceso de edición, debe bloquear las celdas que contienen datos que no desea que otros alteren de manera accidental o intencional. bloquear celdas específicas en Excelseleccione todas las celdas de la hoja, luego mantenga presionada la tecla Ctrl y resalte las que desea proteger. Esto las deseleccionará de la selección actual.
A continuación, pulsa Ctrl+1, ve a la pestaña “Protección” y desmarca la casilla “Bloqueado”. Por último, haz clic en “Aceptar”.
Después de eso, vaya a la pestaña “Revisar”, abra el menú desplegable “Proteger”, seleccione “Proteger hoja” y haga clic en “Aceptar”.
6 Aprenda los atajos del teclado
Los atajos de teclado eliminan la necesidad de navegar por las pestañas, buscar opciones o realizar tareas repetitivas. Le permiten desplazarse por el libro de trabajo sin usar un mouse o un panel táctil. Por lo tanto, familiarizarse con algunos de los atajos de teclado útiles puede ahorrarle mucho tiempo y esfuerzo manual.
Por ejemplo, Ctrl+Re Pág/Av Pág permite cambiar entre hojas, Ctrl+G abre el cuadro de diálogo “Ir a” para una navegación rápida y Ctrl+H inicia la herramienta “Buscar y reemplazar” para actualizar los datos. De manera similar, Ctrl+` (comilla invertida) muestra fórmulas en lugar de resultados para una verificación fácil; Ctrl+Espacio selecciona una columna completa y Shift+Espacio selecciona una fila completa.
Al presionar F4 se repite la última acción y se puede administrar el formato de celda presionando Ctrl+1. También debe Explora otros atajos útiles para optimizar su flujo de trabajo en Excel.
7 Comprender las referencias celulares
Usted debe Utilice las referencias de celda correctas: relativas, absolutas y mixtas.—para señalar con precisión celdas y rangos específicos, ya que afectan directamente la precisión de sus cálculos.
Las referencias relativas (por ejemplo, A1) se ajustan automáticamente cuando se copia o mueve una fórmula a una nueva ubicación. Por ejemplo, si crea una fórmula en B1 que hace referencia a A1 y luego la copia en B2, cambiará a la referencia A2. Por el contrario, las referencias absolutas (por ejemplo, $A$1) permanecen constantes independientemente de dónde se copie o mueva la fórmula.
Las referencias mixtas permiten bloquear la fila o la columna y mantener la flexibilidad de la otra parte. Por ejemplo, A$1 bloqueará la fila 1 y permitirá que la columna se ajuste cuando se copie la fórmula.
Cuando encuentre errores en fórmulas o entradas, debe saber cómo identificarlos, comprenderlos y resolverlos. Excel ofrece varias herramientas para ayudar con la resolución de problemas. Por ejemplo, si una celda muestra un error como #DIV/0!, #NOMBRE? o #VALOR!, puede hacer clic en el triángulo verde en la esquina superior izquierda de la celda para obtener una explicación y sugerencias para corregir el error.
Si el problema se relaciona con referencias de celdas, herramientas como Rastrear precedentes y Rastrear dependencias pueden ayudarlo a localizar el problema. Además, la herramienta “Evaluar fórmula” le permite recorrer las fórmulas paso a paso para identificar problemas más rápidamente. Las funciones como ESERROR e IFERROR también son útiles para solucionar errores dentro de su hoja de cálculo.
Del mismo modo, la herramienta de verificación de errores incorporada de Excel, disponible en Fórmulas > Verificación de errores > Seguimiento de errores, puede Escanee su hoja de trabajo para detectar errores de fórmulas comunes y ayudarle a solucionarlos.
Estas son algunas de las funciones de Excel que se utilizan con frecuencia y que deberías conocer como principiante. Sin embargo, aprender Excel es un proceso continuo; se necesitan años para dominar muchas de sus funciones y siempre habrá más por descubrir. Adquiere el hábito de explorar periódicamente las funciones de Excel y aprender algo nuevo todos los días.
